Cap 2. Il processo amministrativo della PA, oggi, è sul binario digitale ⇄ analogico¶
Oggi molte Pubbliche Amministrazioni lavorano contemporaneamente con la carta e con i file (documento cartaceo → da tradizione, e documento informatico → da CAD). Ad esempio capita, non di rado, che se un cittadino o Azienda presenta una richiesta online di un servizio specifico, per l’ottenimento del quale è necessario inviare come allegati scansioni di documenti (carta identità, planimetria catastale, atto acquisto casa, ecc.), l’ufficio pubblico che riceve l’istanza per via telematica, costruisce il fascicolo in modalità cartacea all’interno dell’ufficio, anche se poi emette il provvedimento finale (autorizzazione, nulla osta, certificazione, …) in modalità digitale, tipicamente in formato PDF.
2.1 Il digitale con il file e l’analogico con la carta, insieme nella PA¶
(immagine lic CCO pubblico dominio)
Perchè?
Perché ancora oggi una PA, come ad es. un comune, non interroga le sue banche dati diffuse nei vari dipartimenti/settori/aree per ottenere dati sull’anagrafe, sullo status fiscale, tributario, edilizio, ecc., ma chiede frequentemente allo stesso cittadino un documento che la PA stessa detiene già nei suoi uffici dislocati nel territorio.
Oppure accade che se richiedo online
all’INPS, l’ottenimento del bonus asilo nido, mi si chiede di inoltrare, nell’applicativo online, la ricevuta dell’iscrizione all’asilo nido comunale, informazione/dato che una PA (l’INPS) dovrebbe ottenere da un altra PA (il Comune) consultando direttamente un database comunale, senza scomodare il cittadino. In pratica i comuni dovrebbero rendere disponibili le loro banche dati per la consultazione di altre PA, come in questo caso l’INPS, ma anche dell’Azienda Sanitaria, ad esempio, per la verifica e riscontro (da parte dell’Asilo Comunale) delle vaccinazioni obbligatorie effettuate, per l’ammissione del bambino in classe.
Per via della non condivisione dei dati tra diversi uffici
il processo è del tipo: digitale → analogico → digitale. Questa doppia modalità di processare il lavoro quotidiano comporta perdita di tempo, complicazioni di gestione del processo e spreco di risorse. Non è sano sicuramente lavorare in questo modo soprattutto per il dipendente e il dirigente pubblico, e il cittadino ci perde in termini di numero di giorni di attesa per il servizio richiesto. In pratica lo facciamo da quando il PC è entrato nelle stanze degli uffici pubblici.
Abbiamo superato l’era della macchina da scrivere
ma non viviamo pienamente l’era del personal computer. Spesso usiamo il pc come macchina da scrivere e le stampanti presenti in ogni stanza della PA completano il lavoro che svolgeva da sola la macchina da scrivere. Così sembra che la macchina da scrivere sia più innovativa del PC.
Il software è usato per gestire una parte del processo:
- la costruzione del documento informatico con l’attività di editing,
- la stampa del documento informatico (con il software di stampa),
- la scansione del documento informatico preventivamente stampato (da carta a file),
- la pubblicazione online del documento informatico,
- l’invio via email del documento informatico.
L’hardware (pc + scanner + stampante) è usato per gestire anche la “fisicità” del ciclo di vita del processo:
- la stampa del documento informatico (da file a carta),
- la scansione del documento informatico (da carta preventivamente generata da un file e poi stampata, di nuovo a file).
L’armadietto, infine, è usato per gestire anche una parte fisica del processo:
- la conservazione cartacea del documento informatico prima scansionato (perchè ci sono le firme a penna) e poi stampato.
- In tante stanze della PA ancora non si accetta “culturalmente” il formato digitale del file come documento originale
- (to CAD or not to CAD, this is the question)
elenco degli strumenti utilizzati mediamente nella gestione del processo per il perfezionamento di un atto amministrativo in diverse PA. Manca l’armadietto metallico per la conservazione del cartaceo (immagine di Ciro Spataro lic. CC BY SA)
Ecco in sintesi come viene gestito oggi il processo amministrativo ancora in molte PA. Commistione di carta e files dove all’inizio e alla fine del ciclo si trova un documento digitale (generato da editing su pc e pubblicato online o inviato via email al richiedente).